تاريخ وأنواع أنظمة المعلومات الوثائقية

تُعرف أنظمة المعلومات الوثائقية بأنها الأنظمة التي تستخدم لإدارة وتنظيم المعلومات الوثائقية في المؤسسات والمنظمات، وتهدف هذه الأنظمة إلى تسهيل عملية البحث والوصول إلى المعلومات الوثائقية بسهولة وسرعة، بالإضافة إلى الحفاظ على سرية وأمان هذه المعلومات.

تاريخ أنظمة المعلومات الوثائقية

يعود تاريخ أنظمة المعلومات الوثائقية إلى القرن التاسع عشر، حيث بدأت المؤسسات والمنظمات في استخدام الآلات الكاتبة والتي تساعد على تخزين وتنظيم المعلومات الوثائقية. وفي العقود اللاحقة، بدأت تظهر بعض الأنظمة التي تستخدم الحاسب الآلي لإدارة المعلومات الوثائقية، وتطورت هذه الأنظمة لتصبح أكثر تطورًا وفعالية.

أنواع أنظمة المعلومات الوثائقية

تتنوع أنواع أنظمة المعلومات الوثائقية وفقًا للأغراض التي تستخدم من أجلها، وتشمل الأنظمة التالية:

• أنظمة إدارة المستندات الرقمية (Document Management Systems)
• أنظمة إدارة السجلات الرقمية (Records Management Systems)
• أنظمة إدارة المحتوى (Content Management Systems)
• أنظمة إدارة الأرشيف الرقمي (Digital Archive Management Systems)
• أنظمة إدارة الصور والوثائق الرقمية (DigitalImage and Document Management Systems)

تعتمد أنظمة إدارة المستندات الرقمية على التقنيات الحديثة لإدارة المستندات الرقمية وتتيح إدارة الوثائق الرقمية بطريقة فعالة وآمنة. بينما تهدف أنظمة إدارة السجلات الرقمية إلى إدارة السجلات الرسمية للمؤسسات والتي يجب الحفاظ على سريتها وتوثيقها.

أنظمة إدارة المحتوى هي أنظمة تساعد في إنشاء ونشر المحتوى الرقمي وتتيح للمستخدمين التعامل مع المحتوى بطريقة سهلة وفعالة، وتشمل هذه الأنظمة إدارة المدونات والمواقع الإلكترونية والمنتديات.

أما أنظمة إدارة الأرشيف الرقمي فهي تهتم بحفظ الوثائق الأرشيفية الرسمية والتي يجب الحفاظ عليها لأغراض التوثيق والبحث التاريخي، وتتطلب هذه الأنظمة استخدام تقنيات حديثة ومتطورة للحفاظ على سلامة الوثائق وتأمينها.

أما أنظمة إدارة الصور والوثائق الرقمية فهي تتيح إدارة وتخزين الصور والوثائق الرقمية بطريقة فعالة ومنظمة، وتشمل هذه الأنظمة التي تستخدم في الأرشفة الرقمية والتصوير الرقمي.

بشكل عام، تتطور أنظمة المعلومات الوثائقية باستمرار وتتكيف مع احتياجات المؤسسات والمنظمات المختلفة، وتستخدم التقنيات الحديثة لتحسين عملية البحث والوصول إلى المعلومات الوثائقية بسهولة وسرعة، والحفاظ على سرية وأمان هذه المعلومات.

خلاصة

تشكل الوثائق الرسمية جزءاً هاماً من عمل المؤسسات والمنظمات، وتتطلب إدارة فعالة ومنظمة للحفاظ على سلامتها وتأمينها. تم تطوير أنظمة المعلومات الوثائقية لتسهيل وتحسين عملية إدارة الوثائق الرسمية والمستندات الرقمية، وتستخدم التقنيات الحديثة للحفاظ على سرية وأمان المعلومات الوثائقية.

يمكن تقسيم أنظمة المعلومات الوثائقية إلى عدة أنواع، بما في ذلك أنظمة إدارة المستندات الرقمية، وأنظمة إدارة السجلات الرقمية، وأنظمة إدارة المحتوى، وأنظمة إدارة الأرشيف الرقمي، وأنظمة إدارة الصور والوثائق الرقمية.

تعتمد أنظمة المعلومات الوثائقية على التقنيات الحديثة وتتطور باستمرار لتلبية احتياجات المؤسسات والمنظمات المختلفة، وتسهل وتحسن عملية البحث والوصول إلى المعلومات الوثائقية بسهولة وسرعة، والحفاظ على سرية وأمان هذه المعلومات.

المصادر

• الاتحاد الدولي لجمعيات ومؤسسات المعلومات (IFLA)، "وثائق المعلومات الرسمية"، https://www.ifla.org/files/assets/hq/publications/professional-report/89-ar.pdf
• المركز الدولي للمعلومات الوثائقية والأرشيفية الإلكترونية (CIEPAC)، "أنظمة المعلومات الوثائقية"، https://www.ciepac.org/wp-content/uploads/2016/03/Systemes_gestion_information_documentaire_ar.pdf
• منظمة الأمم المتحدة للتربية والعلم والثقافة (يونسكو)، "أنظمة المعلومات الوثائقية الحديثة وإدارة الوثائق"، https://unesdoc.unesco.org/ark:/48223/pf0000183691
• مكتبة الكونغرس الأمريكية، "أنظمة إدارة الوثائق الرقمية"، https://www.loc.gov/standards/digital-management/digital-documents.html

الخاتمة

تلعب أنظمة المعلومات الوثائقية دوراً هاماً في تحسين إدارة الوثائق الرسمية والمستندات الرقمية، وتستخدم التقنيات الحديثة للحفاظ على سرية وأمان المعلومات الوثائقية. تتطور هذه الأنظمة باستمرار لتلبية احتياجات المؤسسات والمنظمات المختلفة، وتسهل وتحسن عملية البحث والوصول إلى المعلومات الوثائقية بسهولة وسرعة،